転職を成功させる履歴書の職歴・送付状の書き方

転職を成功させる上で、履歴書や職務経歴書が重要な役割を果たしています。

最近では履歴書を第一次審査とする企業も増えてきており、履歴書で志望する企業の人事担当者に会ってもらえるかどうかが決まってしまうとさえ言えます。

でも、履歴書なんてそう度々書くものではないですから、履歴書の書き方に詳しい人はあまりいないのではないでしょうか。

このサイトでは、私の転職活動中に得た経験をもとに、履歴書、職務経歴書の書き方について、話を進めていきたいと思います。

履歴書・職務経歴書の書き方について述べていくとはいうものの、転職を考え始めたら、いきなり履歴書や職務経歴書を書き始めないで、一度ゆっくりと自分の職歴を振り返ってみましょう。

自分のこれまでの職歴を振り返ってみることは、履歴書や職務経歴書の書き方のコツのひとつです。

職歴を振り返るときは、直近の仕事から遡って整理します。

同じ企業で働いていた場合であっても、部署を移動したようなときには、一つ一つ思い出して、整理して職歴を書いてみましょう。

職歴の整理のプロセスで、印象に残った出来事、成果や失敗したことなども書き加えられると一層良いでしょう。

職歴を整理する上で、パソコンを使用すれば、箇条書きで時系列に書いていくと後で整理しやすくなりますし、追記事項があれば後から書き足せるので便利です。

職歴のメモが出来上がったら、過去から現在まで、一つ一つのメモを読み直しながら、それぞれの仕事の共通点や、印象に残った仕事などを書き出してみましょう。

普段は何気なく取り組んでいた仕事でも、職歴を眺めてみることで、自分が何をしたいのか、自分のセールスポイントは何か、見えてくるはずです。

この作業を通じて、履歴書の職歴欄を書くときや、職務経歴書を書くときの整理にもなります。

履歴書の中に、「私の特徴」とか、「性格」といった欄がありますよね。

面接時においても、自分の特徴、長所、短所については質問で聞かれることのひとつです。

従って、履歴書を書き始める前に、幼少期から私生活面も含めて振り返ってみることが大切です。

仕事をしていく上で大切な能力には、技術的なスキルやコミュニケーション能力だけでない、価値観や閑静に近いものも含まれます。

求人先からしてみると、これから一緒に仕事をしていくに違いない人材を選ぶときには、技術的なスキルにとどまらず、人間性も重視したいという考えが出てくるのは自然なことです。

一見、何の重要性もないように思われる「性格」や「趣味」の欄ですが、このような理由から、気を抜かずに、しっかりと書き込みたいものです。

では、履歴書に書き込むにあたって、長所や短所、趣味や性格をどのように書き込めばよいのか、ちょっと戸惑いますよね。

例えば、短気は短所とか、協調性があるのは長所と単純に分けてしまいがちですが、短所、長所にはそれぞれ裏返しでもあります。

短気であることは、たしかにマイナス面ではありますが、それだけ色々なことに気を配っている証でもあります。

履歴書に書き込む前に、自己分析をしっかりと行い、自分を前向きにとらえることが大切で、これが自己PRへとつながっていきます。

履歴書はいくつかのメーカーから、異なった書式で、いくつか販売されています。

履歴書は文房具店や書店、コンビニなどで手に入りますが、できれば、大きな事務用品店で比較し、自分が使いやすい履歴書を選ぶと良いでしょう。

履歴書を購入するにあたって注意したいのは、履歴書のフォーマットです。

氏名、住所、連絡先など、履歴書の左ページはどの履歴書も大抵同じですが、右ページには、得意な学科、趣味、スポーツ、健康状態、性格、退職理由、志望動機、免許・資格、家族、通勤時間、扶養家族、配偶者などの項目の中から、いくつかが用意されていることが多いようです。

履歴書を選ぶには、これらの項目やスペースを比較検討し、自分が最も書きやすい履歴書にすると良いでしょう。

転職をする人の場合は、履歴書の中に退職理由、志望動機欄がある方が使い勝手が良いかもしれません。

仮に、これらの項目のないような履歴書を使う場合には、添え状でフォローするようにしましょう。

実際に履歴書を書くにあたっては、以下のポイントに注意したいもの。

１．文字は丁寧に： 文字の上手、下手ではなく、丁寧に書こうとする姿勢が大事です。

２．コピーは送らない：コピーをした履歴書を送ると、相手企業の面接官がどう思うのか、考えてみると、コピーで履歴書を送ることがタブーであるとすぐに理解できますよね。

３．間違えたら書き直す：履歴書で間違えたら、修正液で直しても良いですが、面接官の印象を良くしようと思ったら、何度も履歴書を書き直さず、新しい用紙を使いましょう。

履歴書の提出の仕方も、最近では企業が人材募集をインターネットを使って行うことが増えてくるに従い、少しずつ変わってきました。

インターネットで募集を受け付ける方法としては、単純に電子メールで履歴書・職務経歴書の提出を求める場合と、ホームページ上に書き込み式のシートのようなものが用意されていて、これに応募者が情報を書き込んで送付する場合です。

履歴書・職務経歴書を企業にメールで提出する場合に注意したいのは、用件を簡潔かつ明確に伝えることです。

電子メールで履歴書・職務経歴書を提出する際、ビジネス文書や手紙のような慣用句は必要なく、用件のみで済ませることがマナーになっています。

ただし、履歴書・職務経歴書を提出する先が応募先であることには注意を払いましょう。

まず、履歴書・職務経歴書を添付するメールの表題に採用試験を受験したい旨を明記します。

また、通常の電子メールと同様に、半角カナ文字など、文字化けをするおそれのある文字は使用しないようにしましょう。

ホームページに用意されたシートで応募する場合には、質問項目に答えていく形で履歴書や職務経歴書に相当するものを作ることが多いようです。

履歴書には、氏名、生年月日などの基本データを埋める欄があります。

履歴書を作成する際には、次のような事柄に気をつけ、記入するようにしましょう。

１．氏名欄

氏名は楷書体で、戸籍名を記入します。ふりがなの欄がある場合、ひらがなであれば、平仮名で、カタカナであれば、カタカナで記入します。

２．生年月日

西暦でも元号でもどちらでもかまいませんが、「学歴・職歴」欄と様式を統一するようにしましょう。

誕生日前後に履歴書を書いているようであれば、年齢を間違えないように注意してください。

３．現住所

都道府県から書き始めます。ふりがなについては氏名欄と同じく、「ふりがな」とあれば平仮名で、「フリガナ」とあれば、カタカナで記入します。

アパートやマンションにお住まいの場合には、名称と部屋番号まで記入してください。

電話番号は市外局番から記入し、携帯電話の方が連絡が取れやすいような場合には、携帯の電話番号も記入します。

携帯での連絡を希望する場合には、履歴書に携帯の方が連絡が取れやすい旨を併せて記載しましょう。

４．連絡先

現住所と連絡先が異なる場合に記載します。

具体的には、勤務先や実家に連絡が欲しいときには、明記するようにしましょう。

現住所や連絡先は人事担当者があなたに連絡するときに確認する欄です。

自分にとって一番連絡が取れやすい電話番号、住所などを記載するようにし、もし日中電話に出にくく、留守電での対応が予想される場合などは、追記しておくと良いかもしれません。

また、転職活動の連絡先に実家などを記載する場合、その旨を一言添え、配慮してもらうようにしましょう。

履歴書には、氏名、生年月日などの基本データを埋める欄があります。

履歴書を作成する際には、次のような事柄に気をつけ、記入するようにしましょう。

前回に引き続き、履歴書の基本データの書き方について、見ていきます。

日付

年号は生年月日と同様、「学歴・職歴」欄などとあわせ、西暦か元号にいずれかに統一して記入します。

履歴書の日付は、郵送であれば投函する日、持参するのであれば持参日を記入します。

写真

履歴書のフォーマットでは、「写真を添付する必要がある場合」などと記載されていますが、写真なしの履歴書では、あまり人事担当者に好印象を持ってもらえません。

履歴書には必ず写真を添付するようにしましょう。

履歴書の写真はかつてはモノクロが原則だったようですが、今では白黒には限らないようになってきています。

ただし、背景は青か白の無地で、肩から上が写っていることが履歴書用の写真の基本です。

履歴書用の写真では、海外、特に欧米では笑顔であることが好まれ、歯を見せた写真でもOKですが、日本では微笑んではいても、歯を見せた写真はまだNGのようです。

履歴書用の写真を写真店で撮ってもらうと１０００円前後しますが、スピード写真と比べると、やはり見栄えが違います。

つまらないことでケチらずに、できるだけ写真屋さんで撮ってもらうようにしましょう。

捺印

中央にまっすぐに捺します。

薄くなったり、濃すぎてにじんだり、あるいはぶれたりしないよう、朱肉の付け方には注意しましょう。

捺印するときには下に分厚い紙やゴムの敷き物を敷くとキレイに捺せます。

履歴書によっては捺印の欄がないものもありますが、やはり捺印しておく方が良いでしょう。

履歴書には、学歴・職歴を記載する欄があります。

履歴書において、学歴や職歴、特に職歴は転職する上で、キャリアを判断される重要な要素のひとつですので、力を抜かずに、しっかりと書くようにしましょう。

まずは、学歴ですが、履歴書の学歴・職歴と書かれた欄の下の空欄の中央に、「学歴」と記載します。

履歴書において、学歴は小学校入学から書く方が良いという考え方もありますが、高校入学からで十分とも言われています。

年号は西暦、元号のいずれでも良いですが、履歴書の他の項目と統一し、西暦、元号がバラバラにならないように。

学歴欄でもし、アピールできるようなこと、例えば高校時代に生徒会長をやっていた、あるいは卒業論文のテーマなどを記載しても良いでしょう。

履歴書はフォーマルな文書なので、学校名などは省略せず、正式名称、例えば、○×県立△■高等学校などと記載します。

履歴書の記載で最大限の注意を払いたい項目のひとつとして、職歴欄があります。

特に、転職活動を行う上で、職歴欄は重要な要素のひとつになるので、しっかり記載してアピールしたいところです。

履歴書の職歴欄は、単純にこれまでの職歴を時系列に並べるだけでは、印象が薄いものになってしまいます。

所属部署はもちろん、どのような仕事を担当していたのか、何を達成したのかなど、キャリアアップにつながったようなことであれば、ぜひともアピールをしたいところ。

退職理由については、「上司とのトラブル」、「仕事が合わなかった」など、後ろ向きのことは極力書かないようにし、「技術力を身につけたいため」など、スキルアップにつながるような正当で前向きな理由を書く方が良いでしょう。

履歴書の職歴欄は、いわば職務経歴書のダイジェスト版のようなものです。

職務経歴書を読む気にさせるような職歴欄の記載ができれば、転職活動を実り多いものに導いてくれるはずです。

職歴欄は履歴書の中でも最もアピールしやすい部分であると同時に、転職活動で最も差がつきやすい部分でもあります。

職歴欄の記入の仕方ひとつで、これまでのキャリアを十分にアピールできる履歴書にもなります。

職歴欄を記入するときに、入社年、退社年、勤務先の名称だけで済まさず、職歴欄のスペースを目いっぱい使いましょう。

とはいえ、これまでのキャリアや転職回数によって、職歴欄の記入の仕方も少し変わってきますよね。

転職回数の多い方は、職歴欄にできるだけ簡潔に理由を記載します。

ここで注意したいのは、退社理由よりも、転職時の志望理由に重点を置くことで、転職活動が前向きな理由であることを履歴書でアピールしましょう。

例えば、「技術力を身につけるべく、システムエンジニアを養成するA株式会社に入社」などと書くと、転職の志望動機が分かりやすいですよね。

一方、初めての転職の場合は、在職時の各部署の事業内容を明記した上で、担当した業務の内容についても触れるようにしましょう。

在勤中に昇進や昇格があった場合には、あわせて付記するのも良いかもしれません。

職歴欄に印象に残る体験を自分の成長に結び付けて表現できれば一層良いでしょう。

前職からブランクがある場合、職歴欄にどのように書けば良いのか、ちょっと迷うところですよね。

企業の採用担当からすると、履歴書の職歴欄に空白期間がある場合にはやはり気になるところ。

最近は一旦働いた後、自己研鑽の目的でワーキングホリデー、長期旅行、留学に出るような人もいると思います。

その場合には、職歴欄に素直に何をしていたのか記載し、そこで何を得たのかも併せて書くとマイナスの印象も薄くなります。

履歴書の中で案外忘れられがちな項目として、免許・資格欄があります。

学歴欄や職歴欄に力点を入れて書く人が多いせいか、免許・資格欄は取得したものを年代順に書かれているか、何もない場合には「なし」と記入されているだけの履歴書を見かけますが、せっかく自己アピールできる機会をつぶしていて、もったいなく感じさせられます。

履歴書の中で免許・資格欄は決して大きなスペースは占めていませんが、空欄のまま出すのはちょっと考え物。

免許・資格は自分のこれまでの努力や興味の結果であると共に、能力の証明でもあります。

また、採用側にとっては、将来への期待度を推し量る項目です。

免許や資格はなくても、十分に自分のこれまでのキャリアをアピールするようにしましょう。

例えば、建築関係の企業に数年間勤務した後、同じ業界への転職を希望しているのであれば、建築士の資格を保有しているかどうかは転職の結果に大きく左右します。

履歴書を記入している段階でたとえ建築士を持っていない場合でも、資格取得に向けて勉強しているのであれば、例えば、「建築士２級受験予定、現在勉強中です」と書き添えるようにしましょう。

外資系企業など、語学力を要求される仕事への転職を希望しているのに、英語の資格を持っていない場合であっても、語学力に自信があるのであれば、例えば、「１年間イギリスに留学し、現地の人と生活したため、十分な語学力を持っています」等と書いてアピールしましょう。

履歴書の免許・資格欄に記入できるような資格や免許があれば、それに超したことはありませんが、転職希望先に必要な資格や免許がある場合、たとえ相応の資格を持っていなくても、これまでも自分の人生経験を振り返ってみて、アピールできることがあれば積極的に記入するようにしたいものです。

履歴書の中の健康欄は、業務に支障のある健康状態かどうかを基準に判断する要素とされます。

健康状態に特に支障がない場合は、「良好」または、「きわめて良好」と通常は記入します。

病気が原因で職歴にブランクがある場合には、正直に病気であったものの、現在は回復していると記入しましょう。

一方、履歴書の中の性格欄は自己PRの機会と位置づけましょう。

性格欄の記入にあたって注意したいのは、ただ単純に、「明るい性格」や、「忍耐強い」などと書くのではなく、エピソードも書き添えると書類選考の担当者の目に留まりやすくなります。

履歴書の特技、好きな学科の欄は、性格の欄同様、人柄を想像させるような書き方にします。

例えば、趣味の欄では、単に読書と書くのではなく、本を読んだときのエピソードを書くと良いですし、釣りでも磯釣りが好きとか、より具体的な方が人柄が想像しやすいですよね。

履歴書の中でも、これらの項目はスペースが小さいので、空欄にしてしまいがちですが、履歴書の中ではあまり空欄はつくらないようにしましょう。

履歴書の中の家族欄は、基本的に同居の家族を記載する項目です。

家族とは、親、子、祖父母、兄弟姉妹の２親等を指しますが、履歴書で記入が求められるのは、基本的には同居している家族のことです。

もし、あなたが独身であれば、一人暮らしか同居かを問わず、親の家で暮らしている成員を家族とみなします。

一方、すでに結婚していて、親とは世帯を分けているのであれば、現在同居している家族は配偶者であり、子どもです。

履歴書には、通勤時間の記入を求める書式のものもあります。

通勤時間は、電車の乗り換えなどにかかる時間は含まず、最短時間での時間を記入します。

通勤時間は最近ではYahoo！などのサーチエンジンの路線サービスを利用すると、最寄り駅から目的地までのおおよその時間が調べられます。

また、地方から首都圏や関西圏などに面接に出てきている場合、就職が決まった後に転居を予定しているのであれば、履歴書により近い地域への転居を予定している旨を書き加えます。

履歴書の中で、学歴・職歴欄以外にも、採用担当者が気にする項目がいくつかあります。

そのひとつが、志望動機欄です。

志望動機欄も退職理由欄も、履歴書によって項目の有無や形式は様々ですが、採用担当者が注意を払う項目であることから、履歴書の中でも力を入れて書きたい項目です。

志望動機欄は、自己PRと、応募先の企業に対する熱意を表現する場と考えましょう。

志望動機欄では、入社後にどんな活躍をしたいのか、なぜその企業を選んだのかを考えて書くと説得力のある志望動機を書くことができます。

さらに、具体的なエピソードを交え、例えば、営業職であれば、「人に喜んでもらえることが何よりもうれしい」などと書くと、自分の性格や特徴とも関連付けられ、好印象を与えることもできます。

履歴書に退職の理由欄がある場合、志望動機欄と関連付けて書く必要があります。

前職を辞めた理由は何なのか、これまでの経験をどのように生かせるのか、といった点を踏まえ、履歴書に書き込んでいきます。

ただし、前職を辞めた理由が後ろ向きになったり、前の会社の誹謗中傷になるような書き方は避けましょう。

履歴書の中でスペースが限られている場合には、あらかじめ下書きをしてから記入するか、箇条書きで書くようにしましょう。

職務経歴書とは、担当した職務の内容や成果（例えば、売上成績など）、昇進や受賞等の実績、部下の人数、専門知識や技能、取得資格、留学経験や自己啓発活動など、履歴書に書き込めないキャリアの内容や実績を詳しく記入した書類のことを言います。

転職活動を行う人にとっては、職務経歴書が採否の重要なポイントになります。

職務経歴書は、採用担当者にとって、応募者の専門知識や技能、取得資格などの必要情報を知り、書類選考を的確、効率的に行う上で欠かせない重要な書類です。

職務経歴書で企業の採用担当者がチェックするポイントは次の通りです。

１．即戦力にあるかどうか

２．必要な専門知識を有しているかどうか

３．企業の活性化に貢献するような人材かどうか

逆に言えば、転職活動を行う人にとって、自己アピールのための最大のツールになりますので、できる限り詳しく書くようにしましょう。

だからといって、だらだらと書けば良いというわけではなく、企業が知りたい情報を職務経歴書の中で的確に伝えなければなりません。

自分の経歴を詳しく書くことができるということは、担当した仕事の内容をきちんと把握しているということでもあります。

職務経歴書を書く前に、自分の職務をきっちりと分析し、そこで実践した仕事の内容、果たした役割、仕事の成果などを志望動機と結びつけて整理することが大切です。

次回からは、職務経歴書の書き方についてのべていくことにします。

職務経歴書の書き方に決まった様式はありません。

また、職務経歴書で記載する情報量も自由です。

職務経歴書では、それだけに、様式にとらわれることなく、自由に自分らしさを発揮することができます。

職務経歴書の記載枚数は一般的に１−３ページ程度と言われています。

職務経歴書を書くときには、手書き、タイプ打ち、どちらでもかまいません。

手書きであれば、秘書職などの場合で文字の美しさをアピールするのに有効です。

とはいえ、最近はパソコンで職務経歴書を用意する方の方が圧倒的に多いのではないでしょうか。

パソコンで職務経歴書を用意する方が見た目が美しく、読みやすいことに加え、書き間違えの訂正や文章の組み換えが簡単に行えるというメリットがあります。

職務経歴書を準備するときに注意したいのは、履歴書の内容と矛盾点を作らないことです。

また、職務経歴は、履歴書の内容をより具体的にし、アピールすべき成果、実績を明確にします。